27 kwietnia, 2022

Wzorowe biuro obsługi klienta cateringu dietetycznego

Cateringi dietetyczne zapytane o to „Kiedy tracicie klientów?” jako przyczyny najczęściej podają brak dostawy, chęć zmiany firmy przez klienta, czy zwyczajne niezadowolenie. Mało kto pamięta o tym, że duża część klientów odchodzi z tak banalnego powodu, jak nieodbieranie telefonu.

Dlaczego cateringi nie odbierają telefonów?

Powodów jest kilka. Czasami jest tak, że obsługa pomaga na pakowni. Innymi razy, że obsługa i właściciel to jedna osoba. Czasami jest tak, że ktoś inny dzwonił i powiadomienie sms przyszło późno lub wcale. Czasami była już 17 i zwyczajnie już się gadać nie chciało. Wiele z tych telefonów, to klienci, którzy mogli chcieć zamówić, lub przedłużyć dietę.

Co zrobić, aby rozwiązać ten problem?

Otóż odpowiedź jest banalna – centralka telefoniczna lub wirtualne biuro obsługi klienta. Pierwsze rozwiązanie jest zarówno proste do wdrożenia, jak i tanie. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę odpowiednie hasło, zobaczyć cenniki oraz funkcjonalności, a następnie wybrać taką, która nam najbardziej odpowiada. W zależności od wybranego dostawcy jako catering powinniśmy się skupić się na kilku elementach:

  • Skonfigurowanie powitania
  • Skierowania do odpowiednich działów – obsługa klienta/dietetyk/logistyka
  • Ustawieniu godzin pracy biura, oraz informacji o godzinach dostaw i co jeśli dostawy nie ma pod drzwiami
  • Włączenie nagrywania rozmów

Pierwsze trzy punkty są proste i jasne. Po prostu warto np. rozbić telefon do obsługi klienta i jeśli catering prowadzi własną logistykę – telefon bezpośrednio do logistyki

Godziny pracy biura są o tyle istotne, że jeśli klienci dzwonią po godzinach to po pierwsze wiedzą po powitaniu, że jest to profesjonalny catering (obecnie tylko kilkanaście firm posiada centralki telefoniczne), a po drugie wiedzą co mogą zrobić jeśli są problemy. Kolejna sprawa, że zawsze można ich poprosić o napisanie e-maila lub kontakt na Facebooku. Następnego dnia można do nich oczywiście od razu oddzwonić.

Nagrywanie rozmów, czy warto?

Zdecydowanie – i tu nie chodzi o wykorzystanie tego do np. łapania klientów później za słówka, czy kontroli pracowników. Przede wszystkim takie nagrania są mega przydatne do m.in szkoleń nowych pracowników, czy odsłuchiwaniu przez właściciela np. reklamacji bez zbędnego dzwonienia do klientów po rozmowie z biurem obsługi itd.

Czy centralka telefoniczna w cateringu dietetycznym jest droga?

Absolutnie nie. Miesięczny koszt centralki to ok. 100 PLN netto i są w niej niej wliczone nie tylko rozmowy przychodzące, ale również wychodzące oraz wszystkie wyżej wspomniane funkcje

Kiedy warto wdrożyć wirtualne biuro obsługi klienta?

To jest temat przede wszystkim dla firm, które na obsłudze zatrudniają powyżej 5 osób i rzeczywiście dziennie mają sporo telefonów od klientów. Systemy tego typu pozwalają nie tylko na śledzenie kontaktów z klientami, ale również na rozwiązywanie poszczególnych spraw przy integracjach z systemami CRM np. MasterLife CRM posiada tego typu integrację. Koszty jednak są tutaj nieco większe i wynoszą od 100 PLN za pracownika.

Dlatego nie zastanawiaj się dłużej i wdrażaj centralkę swojego cateringu, a jeśli masz pytania – dzwoń i pomożemy : )

Administrator  Masterlife

Ile do pudełka a ile do „gara”?

27 kwietnia, 2022|0 Comments

Odwiecznym problemem kuchni w cateringu dietetycznym jest stworzenie dokładnych wyliczeń, które pozwolą określić, jaką ilość produktów należy użyć, aby przygotować posiłki na dany dzień w ilości, jaką oferujemy klientom. Chcąc zniwelować tego typu kłopot, warto [...]

Własny system w cateringu dietetycznym

27 kwietnia, 2022|0 Comments

Jako MasterLife CRM wielokrotnie w swojej historii spotykaliśmy się ze zdaniem „Dziękujemy, ale nie jesteśmy zainteresowani, bo mamy własny system, który spełnia nasze oczekiwania.” Czasami udawało nam się zbić argumenty, dlaczego takie podejście jest złe, a czasami [...]