27 kwietnia, 2022

Własny system w cateringu dietetycznym

Jako MasterLife CRM wielokrotnie w swojej historii spotykaliśmy się ze zdaniem „Dziękujemy, ale nie jesteśmy zainteresowani, bo mamy własny system, który spełnia nasze oczekiwania.” Czasami udawało nam się zbić argumenty, dlaczego takie podejście jest złe, a czasami nie. Jedno i drugie podejście ma swoje plusy i minusy.

Koszty systemu robionego na zamówienie

Aby zrozumieć, jakie czekają nas koszty w przypadku tworzenia własnego systemu CRM, należy przede wszystkim wypisać, bo dość często właściciele cateringów dietetycznych myślą, że koszty tutaj są widoczne na pierwszy rzut oka:

Rozpoczęcie tworzenia systemu

  1. Opis funkcjonowania/dokumentacja biznesowa:

    Ktoś powie – „Przecież to proste. Tutaj ma to działać tak, a tutaj tak”. Otóż nie. Gwarantujemy, że w każdej dokumentacji biznesowej będą błędne założenia, złe przykłady i na pewno o czymś się zapomni, a później jest „ale bez tego to nie ma sensu i to musi być”:
    Koszty:
    – project manager ok. 40 PLN/h netto
    – Ty lub Twój pracownik przygotowujący dokumentację lub opis działania
  2. Projekt/makiety:
    „Znajomy informatyk” lub mniejsze sotfware house albo w ogóle nie zrobią projektu, albo zrobią go pobieżnie, żeby klient dostał ładne obrazki.
    – projektant 50 PLN/h netto
    – Ty lub Twój pracownik sprawdzający zgodność projektu z założeniami biznesowymi
  3. Programowanie:
    To z reguły najdłuższa i najdroższa część przedsięwzięcia. Jeśli ktoś Wam mówi, że zrobi dla Was system dla cateringu w miesiąc – bajkopisarz. Jak mówi, że w pół roku, to będzie on skromy. I nie ma tutaj ani słowa przesady.
    Koszt 1 programisty: 60-90 PLN/h netto

Gdy w końcu po upragnionym czasie dostajesz gotowy system i już myślisz, że będziesz mógł ruszyć z kopyta okazuje się, że cała przygoda dopiero się rozpoczyna, bo przed Tobą proces, który będzie wyglądać mniej więcej tak:

  1. Pierwsze testowanie:
    Dostajesz wersje do testów i nagle się okazuje, że w sumie to prawie nic nie działa tak jak powinno. Termin oddania był przekładany kilkukrotnie, a jak już masz wersję do klikania, to nic tu nie działa.
  2. Poprawki:
    Znajomy informatyk lub agencja oczywiście posypuje głowę popiołem i zaczyna robić poprawki. Mijają kolejne tygodnie. Na tym etapie prawdopodobnie nie będzie dodatkowych kosztów poza Twoim czasem poświęconym na wyłapywanie kolejnych błędów
  3. Drugie testowanie:
    Wygląda mniej więcej, jak to pierwsze z tą różnicą, że teraz nie działa w innych miejscach, a to co zaczęło działać okazuje się, że nie działa tak jak miało.
  4. Poprawki nr.2
    I znowu zaczynają się poprawki i kolejne tygodnie obsuwy.
  5. X testowanie:
    Z reguły po którymś z kolei testowaniu okazuje się, że nie ktoś zapomniał gdzieś o czymś napisać, ktoś nie powiedział, a ktoś inny nie zapisał i nagle okazuje się, że brakuje dość ważnej, dużej funkcjonalności. Ciebie trafia szlag, bo jako właściciel cateringu władowałeś/aś w projekt już kilkanaście/kilkadziesiąt tysięcy, ciągle coś się pojawia, a teraz jeszcze słyszysz, że czegoś nie powiedziałeś. Z reguły na tym etapie wykonawca mówi – „No niestety, tego nie było w projekcie i to musi być zapłacone dodatkowo”. Oczywiście płacisz, bo inaczej krew w piach.
  6. Mniej więcej po pół roku i kolejnych kilkunastu tysiącach złotówek i niezliczonych godzinach testowania mówisz sobie „Dobra, powinno działać idziemy na proda!”

Wypuszczenie produkcyjne:

To właśnie w tym miejscu zaczyna się jazda bez trzymanki. Uruchamiasz sklep i nagle okazuje się, że a to coś nie działa, a to klienci nie mogą zamówić, a to raporty źle się drukują, a to obsługa mówi, że coś działa źle lub w ogóle. Firma stoi.

Po szybkiej konsultacji z informatykami dochodzicie do wniosku, że wyłączacie jeszcze na chwilę i sprawdzicie co poszło nie tak. Mijają kolejne dni. Podejmujecie próbę nr. 2. Udaje się. Dwa dni działacie. A później pojawiają się kolejne problemy.

Z reguły na tym etapie coraz ciężej dodzwonić się do informatyka, czy firmy, która ma już trochę dość „NIE DZIAŁA I SZYBKO TO NAPRAWCIE”. Niestety, ale specyfiką zakładu produkcyjnego, jakim jest catering dietetyczny jest niezwykle mało czasu na naprawę błędów, czy pomyłki. Mało która firma, jest je w stanie naprawić na żądanie.

Uznajmy jednak, że w końcu się udało i system działa. Co dalej?

  1. Okazuje się, że wszyscy na około mają dużo bardziej rozbudowane systemy informatyczne. Ba, firmy, które ledwo pojawiają się na rynku mają lepszy sklep, czy Panel Klienta niż, Twój. Ot tak.
  2. Myślisz sobie – „Przydałoby mi się X i Y. Wtedy będę mógł konkurować z innymi”. Wtedy są dwa scenariusze.
    W pierwszym odzywasz się do firmy lub kogoś kto robił Ci system i mówisz, że chcesz X i Y. W optymistycznym scenariuszu dostajesz od tych osób wycenę na warunkach wyższych niż ostatnio, oraz termin na realizację usługi za kilkanaście tygodni. Dlaczego? Otóż powód jest prosty. Po pierwsze, jak pójdziesz do innej firmy, to ta firma powie „Panie, my tego kijem nie ruszymy, bo to szrot jest. Ewentualnie możemy zbudować od nowa, bo poważnie to się zaraz rozpadnie.” I będziesz musiał/musiała płacić drugie tyle i przechodzić cały proces od początku. Drugi powód jest również stosunkowo banalny – firmy programistyczne nie cierpią na brak zleceń i mało jest firm, które z marszu mają wolne terminy.

O czym właściciel/ka cateringu zapomina tworząc własny system?

  1. O przeglądach.
    Systemy internetowe, podobnie jak samochody, potrzebują przeglądów. Coś co działa teraz z niemalże 95% pewnością nie będzie działać za 2 lata. Można być również niemalże na 100% pewnym, że przegląd nie będzie ani szybki ani tani. Dość często wynika to z faktu, że systemy muszą być na bieżąco aktualizowane i przepisywane pod kątem wymagań różnych przeglądarek, czy urządzeń.
  2. O fuckupach.
    Gwarantujemy, że któregoś pięknego dnia wstaniecie i okaże się, że nie działa Wam system. Cały. Przy dobrych wiatrach uda się uratować całość w jeden dzień. O gorszych nie ma co wspominać.
  3. O kosztach ukrytych
    Błędy w liczeniu i raportach, czas obsługi na bezsensowne klikanie, brakujące paczki, czy klienci, którzy nie mogli złożyć zamówienia. To elementy, które składają się na tysiące, jeśli nie dziesiątki tysięcy złotych w rocznym horyzoncie czasowym.
  4. O tym, że catering nigdy nie będzie firmą informatyczną
    Brzmi tajemniczo, ale warto pamiętać, że catering powinien skupiać się przede wszystkim na jakości jedzenia, obsługi i marketingu. W momencie, gdy skupia się na oprogramowaniu, to odchodzi od tego w czym jest najlepszy.

Oczywiście, są scenariusze, gdzie autorskie systemy CRM są funkcjonalne, ale należy uczciwie sobie powiedzieć, że nigdy nie będzie to koszt mniejszy, niż kilkadziesiąt tysięcy złotych i setki godzin stresu i Twojej pracy, które nigdy nie będą miały odzwierciedlone na fakturach.

Administrator  Masterlife

Ile do pudełka a ile do „gara”?

27 kwietnia, 2022|0 Comments

Odwiecznym problemem kuchni w cateringu dietetycznym jest stworzenie dokładnych wyliczeń, które pozwolą określić, jaką ilość produktów należy użyć, aby przygotować posiłki na dany dzień w ilości, jaką oferujemy klientom. Chcąc zniwelować tego typu kłopot, warto [...]

Własny system w cateringu dietetycznym

27 kwietnia, 2022|0 Comments

Jako MasterLife CRM wielokrotnie w swojej historii spotykaliśmy się ze zdaniem „Dziękujemy, ale nie jesteśmy zainteresowani, bo mamy własny system, który spełnia nasze oczekiwania.” Czasami udawało nam się zbić argumenty, dlaczego takie podejście jest złe, a czasami [...]